Dauerbrenner in der Kundenkommunikation: Der Statusbericht

Interessanter Weise war er aktuell mehrfach in unseren Software-Präsentationen Thema: Der Statusbericht der Agentur an den Kunden. Immer wieder wird dabei von Interessenten die Langwierigkeit bemängelt, mit der Statusberichte aufwändig z.B. in Excel erstellt werden müssen oder die Unübersichtlichkeit, mit der manche Projektmanagement-Tools aufwarten.

Aufgabe von Statusberichten

Projektleiter/innen haben die Aufgabe, Projekte zu steuern. Hierfür ist es wichtig, die aktuelle Situation schnell erfassen zu können und auch über anstehende Probleme informiert zu werden. Diese Informationen sind auch für den Kunden bzw. in der Kundenkommunikation wichtig – auch Ansprechpartner/innen auf Kundenseite sind dankbar für eine schnelle einfache Darstellung aus der hervorgeht, was für ihn oder sie zu tun ist.

Statusberichte haben die Aufgabe, dem Kunden – oder auch intern das Team oder die Projektleitung – kurz und prägnant die aktuelle Situation zu beschreiben. Dabei soll er kurz informieren und Entscheidungen – von Kundenseite oder intern – einfordern. Für die komplexe Beschreibung einer Situation ist er nicht gedacht.

Was sollten Statusberichte beinhalten?

Gute Statusberichte bieten nebst den Grundinformationen zum Job (Bezeichnung, Kundenname und Name des Teams sowie der/des Verantwortlichen) die folgenden Informationen:
• Kurzinfo zum Aufwand- und Berechnungsstand
• aktueller Status bzw. nächster Schritt
• Termin

Statusbericht einfach erstellen und bearbeiten

Genau diese Optionen bietet entry:project. Stausberichte sind Bestandteil der Projektmanagement-Funktionen und bei den Jobs untergebracht. Sie finden sie dort im gleichlautenden Reiter.

Statusreiter in den Jobs.

Die Informationen entstehen teils automatisch durch z.B. den aktuellen Beauftragung- oder Abrechnungsstand. Beispielsweise zeigt die „Ampel“ auf den ersten Blick, wie es um das Projekt finanziell und nach Aufwänden steht. Andere Informationen werden manuell eingegeben und ermöglichen auf diese Weise einen schnellen und frei definierbaren Bericht.

Statusliste in entry:project

Dafür können Sie in entry:projects die Bezeichnungen für den Status entlang der Agenturgepflogenheiten ebenso anpassen wie die Grenzwerte für die Definition der Ampel einstellen.

Bericht an den Kunden versenden

Nach Klick auf den „Drucken“ Button kann der Bericht auch – sortiert z.B. nach dem zuständigen Team – erstellt und sofort an den Kunden via Mail versendet werden.

Ausdruck vom Statusbericht für den Kunden.

Mächtiges Werkzeug der internen Projekt-Kommunikation

Natürlich kann der Statusbericht auch (und gleichzeitig) für das interne Projektmanagement genutzt werden und Handlungs- oder Entscheidungs-Aufforderungen an Kollegen oder andere Teams geben.

Statusinformationen

Die Statusinformation ist zusätzlich für Mitarbeiter/innen, die ausschließlich Zeit im System erfassen, auch dort zu sehen. So haben auch diese die Information, wo der Job konkret steht.

Stundenzettel Erfassung, Anzeigen und Ändern vom Jobstatus.

Von hier aus kann der Status auch durch den Bearbeiter verändert werden. So werden die Statusinformationen bzw. der Statusbericht zu einem mächtigen Instrument der internen Projekt-Kommunikation.

Ändern vom Jobstatus.

(Falls Sie den einen oder anderen Reiter aus den Screenshots in Ihrem entry nicht sehen, liegt das an eingeschränkten Zugriffsrechten oder daran, dass das Modul nicht freigeschaltet ist. Bitte wenden Sie sich ggf. an den entry-Administrator.)

entry:project – immer (noch) besser!

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