entry:project – was es kann

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Aufgabenverwaltung - visuell und intuitiv
Projektabwicklung - immer den Überblick haben
Projektabrechnung - Faktura leicht gemacht
Projektcontrolling - Kosten und Marge unter Kontrolle
Am Puls der Zeit - Immer die richtige Zuordnung
Adressverwaltung - Die Basis für umfassendes CRM
Dokumentenverwaltung - Nie wieder suchen
Angebotserstellung - per Mausklick
Eingangsrechnungen sofort ``zur Hand``
Fremdkostenverwaltung - Nichts wird vergessen
Druckkostenkalkulation - präzise kalkuliert
Fremdwährungen
Integrierte E-Mail-Lösung
Alles an seinem Platz - Dokumenten-Management (DMS)
IP-Telefonie aus der Datenbank
Aufgabenverwaltung - visuell und intuitiv

Der reibungslose Ablauf und der wirtschaftliche Erfolg Ihrer Projekte steht und fällt mit einer intelligenten Ressourcenplanung. Um hier die richtigen Entscheidungen zu treffen bietet die Agentursoftware entry:project Ihnen eine Aufgabenübersicht als Gantt-Chart für ein intuitives Ressourcenmanagement.

Sie haben nicht nur stets den Überblick, welcher Mitarbeiter mit welcher Projektphase betraut ist, sondern auch, welcher noch Kapazitäten frei hat. So planen Sie stets souverän und effizient und haben mit Hilfe der Agentursoftware die gesamte Auslastung des Teams im Griff.

Andererseits informiert entry:project die Mitarbeiter über ihre aktuellen Aufgaben und bietet gleichzeitig die Basis der Zeiterfassung. Mit wenigen Klicks ist ein Stundenzettel aus der Agentursoftware erstellt.

Projektabwicklung - immer den Überblick haben

Mit der Agentursoftware entry:project haben Sie zu jeder Zeit eine Übersicht, wie viele Stunden bereits für ein Projekt geleistet wurden. Sie sehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche nicht. Basis für die Projektabwicklung ist der Job, der sich in verschiedene Teilprozesse gliedert. Innerhalb dieser Realisierungen werden unterschiedliche Leistungen erbracht. Jede Realisierung und auch jede Leistung kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Aus dem Job heraus können konkrete Aufgaben mit Hilfe der Agentursoftware mit Deadlines und maximalem Stundenkontingent vergeben werden.

Die Mitarbeiter erfassen ihre geleisteten Stunden dann über die persönliche Aufgabenübersicht im Terminkalender der Agentursoftware. Über den grafischen Produktionsplan im Bereich des Jobs in entry:project sieht der Projektmanager den genauen Stand der Teilarbeiten und kann bei Bedarf gegensteuern.

Alle Bereiche der Agentursoftware greifen ineinander und gewährleisten dem Projektmanager maximale Transparenz und Kontrolle bei der Projektabwicklung.

Projektabrechnung - Faktura leicht gemacht

Bei großen Projekten ist die Abrechnung in einer Agentursoftware mit vielen verschiedenen internen und externen Dienstleistungen eine echte Herausforderung. Mit entry:project ist die Faktura einfach, übersichtlich, korrekt und schnell.

Im Job ist definiert, ob nach Ist oder Plan abgerechnet wird. In der Jobübersicht sind alle Informationen zur Abrechnung aufbereitet. Sämtliche Stunden sind den einzelnen Leistungen zugeordnet und können bis auf den einzelnen Stundenzettel nachverfolgt werden. Fremdleistungen sind als solche ausgewiesen und der Rechnungseingang des externen Dienstleisters ist hinterlegt.

Zuletzt übergibt die Agentursoftware entry:project die markierten Rechnungspositionen an das hinterlegte Formular und sämtliche Rechnungen präsentieren sich einheitlich in Ihrem Corporate Design.

Projektcontrolling - Kosten und Marge unter Kontrolle

Während der Projektabwicklung ist ein genaues Projektcontrolling sehr wichtig. Wenn Mitarbeiter sich bei der Kalkulation verschätzt haben oder der Kunde überdurchschnittliche Autorenkorrekturen hat, muss das Projektmanagement dies mit Hilfe der Agentursoftware rechtzeitig erkennen.

entry:project bietet Ihnen zu jedem Zeitpunkt ein umfangreiches Controlling mit Deckungsbeitrags- und Ertragsrechnung, Preisuntergrenzen und vielen weiteren Features: Von der Angebotserstellung über die Projektabwicklung bis zur Nachbetrachtung ergibt sich ein perfektes Projektcontrolling. Der Projektmanager hat im einzelnen Job eine permanente Übersicht über die geplanten sowie die bereits geleisteten Stunden. Die Agentursoftware zeigt, welche Aufgaben bisher erledigt, welche in Arbeit, und welche noch offen sind. Fremdkosten werden im Job wie vom externen Dienstleister angeboten hinterlegt, und können mit den tatsächlich in Rechnung gestellten Kosten abgeglichen werden.

Mit entry:project können Sie die Profitabilität des gesamten Jobs auswerten oder jede einzelne Position des Jobs. Ob Fremd- oder Eigenleistung: Sie können alle Ist- und Planwerte sowie die Einkaufs- und Verkaufspreise auswerten und vergleichen. So, wie Sie es von einer perfekten Agentursoftware erwarten sollten.

Am Puls der Zeit - Immer die richtige Zuordnung

Die genaue Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter ist für die Agentur enorm wichtig – insbesondere wenn nach Aufwand abgerechnet wird. Aber auch bei der Abrechnung nach Angebot ist die genaue Stundenerfassung für das Projektcontrolling unerlässlich.

entry:project integriert einen Stundenzettel, der Ihre Mitarbeiter optimal bei der Erfassung der geleisteten Stunden unterstützt, und so die Fehlerquote bei der richtigen Zuordnung der Stunden zum Projekt minimiert. Besonders komfortabel ist die Verknüpfung der Agentursoftware mit dem Kalender. Die Termine enthalten bereits alle wesentlichen Jobbezüge. So wird mit wenigen Klicks und nur der Eingabe der geleisteten Zeit aus einem Termin ein korrekter Stundenzettel.

Die Agentursoftware entry:project bietet zudem die Möglichkeit, die jeweilige Stundenerfassung zu kommentieren – falls der Kunde später eine vollständige Dokumentation der einzelnen Tätigkeiten wünscht. Die Stundenerfassung kann auch von jedem beliebigen Ort per Webclient von entry:project erfolgen. Arbeitet ein Mitarbeiter direkt vor Ort beim Kunden, ist dies eine komfortable Lösung.

Adressverwaltung - Die Basis für umfassendes CRM

Ob Kontakt, Kunde, Lieferant/Dienstleister oder freier Mitarbeiter, Ihr Adressbestand ist ein Eckpfeiler Ihrer Unternehmensdaten. Die zentrale Verwaltung dieser Daten ist daher die einzig sinnvolle Lösung. In der Agentursoftware entry:project sind alle Adressen zentral, aufgeräumt und übersichtlich in einem System zusammengefasst.

Weil das Konzept von entry:project aus der Praxis erfolgreicher Agenturen resultiert, sind alle Bereiche der Agentursoftware intelligent miteinander vernetzt und greifen systematisch ineinander. Hier unterscheidet sich entry:project deutlich von anderen Anbietern von Agentursoftware, die Daten schlicht und einfach in voneinander isolierten Bereichen speichern.

Personen können Sie zusätzlich zu den gewöhnlichen Adressdaten besondere Merkmale zuweisen. Mit der Adressverwaltung schafft entry:project auch die Grundvoraussetzung für eine schnelle Angebotserstellung und für die Abrechnung innerhalb der Agentursoftware. Sie können für Ihre Kunden individuelle Rabatte, Skonti und Zahlungsziele hinterlegen, die automatisch in den entsprechenden Bereichen von entry:project verarbeitet werden.

entry:project bietet genau die Tools, die Vertrieb, Projektmanagement und Abwicklung innerhalb einer Agentursoftware brauchen, um Kunden schnell, einfach und überzeugend anzusprechen. Dazu gehören: das Kundenmanagement, die Telefonie, die Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Selektionen für Newsletter & Mailings, ein vollständige Beleg- & Kontakthistorie, eine kundenbezogene E-Mail-Übersicht, automatische E-Mail-Zuordnung zu Adressen und Person, multiple Kundenadressen, Wiedervorlagen/Termine und die kompletten Fakturavorgänge des Kunden.

Dokumentenverwaltung - Nie wieder suchen

entry:project ist in seinem Gesamtkonzept auf eine optimierte Dokumentenverwaltung ausgerichtet und verfügt über einen eigenen Dokumentenserver. In der Agentursoftware entry:project können Sie aus jedem Bereich Dokumente erzeugen, die einheitlich in ihrem Corporate Design erscheinen. Alle Daten werden in Ihre individuell hinterlegten Formulare übergeben, können ausgedruckt oder als PDF über den Dokumentenserver abgelegt werden. entry:project legt alle Dokumente an einem zentralen Ort ab.

In jedem Bereich der Agentursoftware können Sie auf die entsprechenden Dokumente zurückgreifen. Wollen Sie ein bestimmtes Angebot sehen, so ruft entry:project die PDF-Datei über den integrierten Dokumentenserver vom zentralen Ablageort ab. Innerhalb der Adressverwaltung können Sie sämtliche Dokumente im Zusammenhang mit einer Adresse im Überblick sehen. Kein Dokument geht verloren.

Angebotserstellung - per Mausklick

Angebote per Mausklick – ein Traum für jeden Projektleiter. Sie können in der Agentursoftware Musterjobs anlegen und Leistungen mit Texten und Preisen definieren. Müssen Sie ein neues Angebot erstellen, nehmen Sie einfach eine gespeicherte Vorlage und passen sie an die Erfordernisse des neuen Jobs an.

entry:project bietet Ihnen nicht nur kundenspezifische Preise auf Klick, sondern auch Deckungsbeitragsrechnung und Ertragsrechnung in einer Agentursoftware. Sie erhalten eine Preisuntergrenze für Ihr Angebot und wissen wie sich Ihre Marge bei unterschiedlichen Preisen verhält. So haben Sie maximale Kontrolle bei der Angebotserstellung.

Am Schluss kommt der besagte Mausklick: Wenn Sie mit Ihrem Angebot zufrieden sind, können Sie es als PDF-Dokument in der integrierten Dokumenteverwaltung sichern, per Email senden und jederzeit drucken. Und dass in Ihrem Corporate Design. Denn durch ein hinterlegtes Formularwesen stellt die Agentursoftware entry:project sicher, dass sich alle Angebote in einem einheitlichen Erscheinungsbild präsentieren.

Eingangsrechnungen sofort ``zur Hand``

Mit dem integrierten Scanmodul können Sie z.B. eingehende Rechnungen scannen, in ein PDF Dokument umwandeln und innerhalb entry:projects dem entsprechenden Job zuordnen. Auch hier sorgt der in der Agentursoftware integrierte Dokumentenserver dafür, dass alles an seinem Platz ist.

Fremdkostenverwaltung - Nichts wird vergessen

entry:project unterstützt die reibungslose Fremdkostenverwaltung durch sein ganzheitliches Agentursoftware Konzept. Die Fremdkostenverwaltung beginnt bereits in der Angebotsphase. Der Job wird in entry:project angelegt und die Fremdkosten können aus dem Job heraus beim externen Dienstleister angefragt werden.

Der Dienstleister kann sein Angebot gleich mit den richtigen Jobnummern und Bezügen versehen. Dessen Preise hinterlegen Sie im Job. Beim späteren Rechnungseingang können diese mit den Rechnungspreisen abgeglichen werden.

Im Job können Sie jederzeit sehen, ob Fremdkosten vorliegen und in welcher Höhe, ob Sie die Fremdkosten selbst schon beglichen haben und ob sie dem Kunden weiterberechnet werden. Die Zuordnung der physischen Eingangsrechnungen zum richtigen Job ist somit auch für nicht-involvierte Mitarbeiter unproblematisch. Keine Fremdkostenrechnung wird vergessen, Sie haben die maximale Kontrolle.

Druckkostenkalkulation - präzise kalkuliert

entry:project bietet Ihnen ein integriertes Modul zur Vorkalkulation der zu erwartenden Druck- bzw. Produktionskosten. Vom Papier- über den Druckeinsatz bis zur Weiterverarbeitung ermöglicht entry:project es Ihnen, basierend auf eigenen oder den Preisen Ihrer Lieferanten einen Druckauftrag in der Agentursoftware vorzukalkulieren.

Auf diese Weise erstellen Sie schnell und effizient eine Jobkalkulation und Ihr Angebot erreicht schneller den Kunden.

Fremdwährungen

Sollten Sie Kunden und Lieferanten im Ausland haben, so ist es eventuell erforderlich, Rechnungen und Barbelege in der entsprechenden Landeswährung zu erstellen bzw. zu erfassen. entry:project macht dies einfach möglich. Basierend auf Ihrer Stammwährung und dem tagesaktuellen Wechselkurs gibt die Agentursoftware die Rechnung in der gewünschten Fremdwährung aus. Der zugrunde liegende Wechselkurs der EZB wird von entry:project automatisch und tagesaktuell im Hintergrund ermittelt.

Auch Rechnungen und Barbelege in Fremdleistungen können auf diesem Wege erfasst werden. entry:project errechnet dafür ebenfalls den entsprechenden Betrag in Ihrer Stammwährung.

Integrierte E-Mail-Lösung

entry:project übernimmt das E-Mail-Management im Zusammenwirken mit ihrem E-Mail-Client. Alle E-Mails sind Belegen, Projekten und Adressen zugeordnet und können jederzeit aufgerufen werden – zum Beispiel bei Kundengesprächen am Telefon. Durch die selektive Übernahme der empfangenen E-Mails wird ihre Datenbank von nicht geschäftsrelevanter Post (Spam) frei gehalten. Sie geben Ihrer Kommunikation damit organisatorische Transparenz und beschleunigen Ihre Prozesse.

  • Multiple E-Mailadressen pro Mitarbeiter mit …
  • … Kunden, Kontakten und Projektbezügen
  • vollständige Kommunikation (E-Mails, Briefe, Faxe)
  • E-Mail mit Belegen (z.B. Angebote, Bestellungen und Rechnungen)
  • Belegversand per E-Mail
  • Kundenkommunikation per E-Mail
  • Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
  • Synchronisation von E-Mails und Terminen …
  • … mit IMAP, SMTP und CALDAV
Alles an seinem Platz - Dokumenten-Management (DMS)

Um in der Projektabwicklung einen schnellen und effizienten Workflow sicherzustellen, stellt das Dokumenten-Management-System (DMS) alle relevanten Dokumente und Dateien in der Agentursoftware jederzeit zur Verfügung. Über die Scanfunktion können Papierdokumente direkt eingelesen und im Jobordner gespeichert werden. Ist ein Fertigungsauftrag durchgeführt, sind die Dokumente automatisch archiviert.

  • Zuordnung von Dokumenten zu Belegen
  • Scan von Belegen (z.B. Eingangsrechnungen)
  • automatische Ablage von PDFs zu jedem Ausdruck im DMS
  • Anlage Jobordner im Filesystem
  • automatische Ordnerstrukturen
  • Zugriff vom Sachbearbeiter auf Produktionsdateien
  • automatische Archivierung
IP-Telefonie aus der Datenbank

Wenn man die Adressen und Kontaktdaten seiner Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner in einer Datenbank verwaltet, möchte man diese natürlich auch zum Anrufen nutzen. Ob aus der Adresse, dem Kontakt, den Aufträgen oder Mahnungen, entry:project kann überall auf Klick eine Telefonnummer wählen, eingehende Anrufe erkennen und (bald) die zugehörige Adresse anzeigen, sowie eingehende und ausgehende Anrufe protokollieren

Detaillierte Informationen zur Technik in Verbindung mit der Agentursoftware sind abzustimmen.

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