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18.08.2020

Das „ausgelagerte Gehirn“: So erhöhen Sie die eigene Produktivität

Was müsste Ihr Unternehmen tun, um mehr Aufträge abzuarbeiten? Expandieren? Größere Räumlichkeiten anmieten? Neue Leute einstellen? Weder noch!

Der Schlüssel um den produktiven Output zu erhöhen, liegt in der Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Also Überstunden anordnen? Keinesfalls! Die Devise lautet: Zeit richtig nutzen. Durch vorgegebene Strukturen, digitale Dokumentation und die zentrale Sammlung von Informationen. entry:project macht all dies möglich.

Erfolgsgeheimnis 1: Sich nicht in Details verlieren

Je komplexer eine Aufgabe ist, desto kleinteiliger und schwieriger wird es, alle Bälle in der Luft zu halten – insbesondere in der Projektleitung. Vom Ablagesystem über die Kommunikation mit allen Beteiligten bis hin zur Anforderung, jederzeit einen Überblick über den Projektfortschritt zu haben, halten viel zu viele Details von der eigentlichen Arbeit ab. Das stresst und belegt wertvolle Kapazitäten. entry:project befreit von diesem mentalen Workload mithilfe definierter Strukturen. Jeder Auftrag erhält eine spezifische Jobnummer, die wiederum der Dreh- und Angelpunkt jeglicher Arbeitsschritte ist. Vom Speichern im gleichnamigen Jobordner, über das Sammeln von Informationen in der entsprechenden Jobmappe bis hin zur E-Mail-Kommunikation unter einheitlichem Betreff werden alle Details gebündelt und sind jederzeit nur einen Klick entfernt. Ein großartiges Nachschlagewerk!

Erfolgsgeheimnis 2: Finden statt suchen

„Wo war noch gleich …“ Sätze, die so anfangen, enden meist mit einer langwierigen Recherche im Postfach oder in den Untiefen von Ordnerstrukturen. Auch dies entfällt durch entry:project, da dank der standardisierten Jobbezeichnung alles zentral im Zugriff ist. Ein besonderer Clou: Werden E-Mails in Kopie an entry:project gesendet, wird die komplette Kommunikationshistorie dort projektbezogen chronologisch gespeichert. Alle Verantwortlichen haben dadurch den Überblick. Auch im Vertretungsfall – statt am Zugang zu fremden Rechnern oder Postfächern zu scheitern. Gleiches gilt, wenn sich Kunden bei Anfragen auf Projekte aus der Vergangenheit beziehen. Ohne lange Suche lassen sich diese zielgerichtet auffinden und aufrufen.

Erfolgsgeheimnis 3: Wissen teilen

Neben Adressdaten, E-Mails und Dateien lassen sich in entry:project auch kunden- und jobspezifische Informationen hinterlegen. Disziplin und Gründlichkeit bei der Dokumentation sparen Reibungsverluste und gewährleisten in Übergabesituationen einen optimalen Wissenstransfer – ob kurzfristig während der Urlaubssaison oder langfristig an einen Nachfolger.

Dank entry:project müssen Ihre Mitarbeiter also nicht mehr alles im Kopf haben, sondern haben eben diesen frei für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag. Auf diese Weise lassen sich problemlos diverse Projekte parallel managen. Gleichzeitig steigen Motivation und Wirtschaftlichkeit.