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04.02.2021

Das Jahr 2020 geht – entry:project 19.1 kommt

Viele praktische neue Funktionen und Verbesserungen für den effizienten Start ins Jahr 2021: Nach einer gründlichen Testphase geht entry:project 19.1 an den Start. Wir wollen Ihnen gerne einen Einblick in einige interessante, größere und kleinere Neuerungen geben.

Angebunden und abgeschlossen

Entsprechend der neuen FileMaker-Version 19, die im Sommer auf den Markt kam, setzt auch entry:project seine Entwicklung als 19.1 fort. Grundlegende Verbesserung ist der vollständige Umstieg auf Modularität: Sie beziehen nur jene Funktionen, die für Sie sinnvoll sind. In diesem Zuge wurden auch bestehende Funktionalitäten optimiert. Ab sofort erlaubt so etwa die Mandantenfähigkeit direkt bis zu fünf Mandanten zu integrieren. Vor allem für diversifizierte Agenturen und Firmen ein nicht unerheblicher Zugewinn.

Genau für diese Nutzer ist auch die Erweiterung des automatischen entry@-Empfängers in der E-Mail-Kommunikation interessant: Je nachdem, welcher Mandant an einem Projekt beteiligt ist, wird der CC-Empfänger mandanten-spezifisch eingefügt und die versendete E-Mail dem entsprechenden Unternehmen und Vorgang zugeordnet.

Einfach mehr Software

Durch die Neuprogrammierung bestehender Berechnungen konnte die Geschwindigkeit in vielen Prozessen merklich gesteigert werden. In der täglichen Anwendung bedeutet das schnellere Zugriffe und somit ein effizienteres Arbeiten. Gerade in Organisation und Backoffice verschafft entry:project 19.1 Unternehmen mehr Klarheit und Raum für wirtschaftliches Arbeiten:

  • Mitarbeiterliste mit Bildern im Administrationsbereich: Jedem Mitarbeiter kann nun in der Mitarbeiterliste ein Bild zugewiesen werden – dies ermöglicht insbesondere in größeren Unternehmen für die Personalverwaltung einen besseren Überblick über die Belegschaft.
  • An- und Abwesenheit von Mitarbeitern: Ob ein Mitarbeiter an einem Tag arbeitet, Urlaub hat oder anderweitig abwesend ist, ist direkt im Dashboard in der Home-Ansicht ersichtlich und erleichtert damit auch größeren Teams die Zusammenarbeit.
  • E-Mail bei Urlaubsantrag: Reicht ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag ein, versendet entry:project unmittelbar einen Hinweis an zuvor definierte Empfänger, z. B. die Personalabteilung, zur Prüfung.
  • Verwaltung von Schulferien und Feiertagen: Sind Ferien und Feiertage im System hinterlegt, werden diese Zeiträume in der Urlaubsübersicht farbig hervorgehoben und erleichtern so die Planung.
  • Pflichturlaub: Während unternehmensweite Pflichturlaubstage zuvor noch durch die zuständige Stelle für jeden Mitarbeiter einzeln eingetragen werden mussten, genügt nun ein Klick, um diese auf die gesamte Belegschaft zu übertragen.
  • Anzeige paralleler Urlaube: Um eingereichte Urlaubsanträge von Mitarbeitern, die nicht parallel abwesend sein dürfen, leichter abgleichen zu können, werden diese nun bei jedem Antrag direkt übersichtlich dargestellt.
  • Bulk-Löschen von Rechnungen: Mit entsprechenden administrativen Rechten ist nun das gleichzeitige Löschen mehrerer Rechnungen aus der Listenansicht möglich.
  • Monatsauswertungen: Per Klick erstellt entry:project eine Auswertung der Kundenumsätze pro Mandant für den ausgewählten Monat.
  • Dokumenterfassung per Drag and Drop: Dokumente wie Fremdkosten-PDFs können durch einfaches Ziehen in das entry:project-Fenster erfasst werden.
  • Angepasste Budgetansicht: Die Budgetübersichten enthalten nun in der generellen Übersicht direkt verknüpfte Informationen, um die Auswertungen zu erleichtern. Statt mehrerer Klicks reicht nun ein Blick!

Das Modul Job-Controlling

Auch im Job-Controlling hat sich mit entry:project 19.1 so einiges getan:

  • Erinnerungsfunktionen: Wurden in einem Projekt im Zeitraum X keine Rechnungen geschrieben, Angebote erstellt und/oder Kontakt zum Kunden aufgenommen, versendet das System jeweils spezifische Erinnerungen an die Zuständigen. Der Zeitwert X kann dabei je nach Projekt individuell angepasst oder bei Bedarf natürlich auch deaktiviert werden.
  • Jobnummer in der Suchmaske: Um die Suche nach einem Projekt zu vereinfachen, funktioniert diese nun auch per Copy-and-Paste der Jobnummer in E-Mail-Formatierung. Dies ist besonders hilfreich, wenn aufwendige Jobnummern genutzt werden.
  • Zuständige Mitarbeiter in CC: Beim Erstellen einer E-Mail aus entry:project heraus, werden Mitarbeiter, die dem Projekt zugewiesen sind, automatisch in Kopie gesetzt.

Ein Plus für die Zukunft

Um die Zeiterfassung für Freelancer, Werkstudenten und ähnlich flexibel eingesetzte Nutzer zu optimieren, sieht der Stundenzettel nach dem Update vor, dass Arbeitszeiten nur bei Anmeldung zu buchen sind. Entsprechend entfällt auch die Erinnerung an den Nutzer, wenn dieser abwesend und somit nicht in entry:project angemeldet ist.

Und dann noch eine kleine Aussicht: Da nach dem Update bekanntlich vor dem Update ist, arbeiten wir schon jetzt an weiteren Funktionen für Ihre Agentursoftware. So steht unser neuestes Feature, das Ticketsystem, bereits in den Startlöchern für den Betatest.

Als berechtigter Bestandskunde können Sie das Update mit Ihren bekannten Zugangsdaten direkt herunterladen.

Sollten Sie Fragen zum Update oder entry:project an sich haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf oder vereinbaren Sie direkt einen Demo-Termin:

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