Sind unsere Kapazitäten ausgelastet? Wer kann den neuen Auftrag übernehmen? Nutzen wir unsere Ressourcen überhaupt richtig? Oder sollten wir das Thema Ressourcenplanung nochmal ganz neu angehen? Fragen wie diese stellen sich viele Unternehmer und Führungskräfte im Agenturalltag regelmäßig.
Einige gehen sogar so weit zu sagen, die Planung von Arbeitskapazitäten durch Projekt- oder Teamleiter sei völlig obsolet. Schließlich könne keine Einzelperson das gesamte Wissen und den Überblick über mehrere Projekte haben – ganz abgesehen davon, dass die Realität häufig unvorhergesehene Überraschungen mit sich bringt.
Zugegeben: ein vollkommen berechtigter Einwand. Genau deshalb ist es gut, wenn Sie auf ein Hilfsmittel zurückgreifen können, das genau diese Voraussetzungen in weiten Teilen erfüllt. Und die Planung zur Teamsache wird.
Planungschaos vermeiden
Denn gänzlich auf die Ressourcenplanung zu verzichten, wäre aus betriebswirtschaftlicher wie organisatorischer Sicht grob fahrlässig – und würde spätestens ab einer gewissen Unternehmensgröße unweigerlich im Chaos enden. Eine Unternehmenssoftware wie entry:project unterstützt Sie in vielfacher Weise durch Module und Funktionen.
Im Wochenplan beispielsweise erfasst und plant jeder Mitarbeiter – ganz unabhängig ob etwa Grafiker, Texter, Programmierer – seine individuellen Jobs und Aufgaben nach dem Kanban-Prinzip. Auf diese Weise genügt ein prüfender Blick von Team- und Projektleiter, ob ein aktuelles Projekt seinen Weg in die Planung gefunden hat. Zudem lässt der Wochenplan Sie schnell und übersichtlich erkennen, welcher Mitarbeiter in der kommenden Zeit Kapazitäten für weitere Aufgaben hat.
Flexibel und transparent
Ein guter Tipp für das Tagesgeschäft in Werbeagenturen: Statt die vollen sieben oder acht Arbeitsstunden pro Tag von vornherein zu verplanen, verbleiben ein bis zwei Stunden als Zeitpuffer für Unvorhergesehenes – sei es ein kurzfristiger Auftrag, der dazwischengeschoben werden muss, oder eine unerwartete Änderungsschleife. Der Spielraum gibt Ihnen dann die Chance, flexibel zu reagieren und trotzdem im Soll zu bleiben.
Sie arbeiten in einem Dienstleistungsbereich, in dem Mitarbeiter nicht tageweise, sondern mehrere Wochen oder Monate für ein Projekt tätig sind? Auch hier gilt das gleiche Prinzip: Sehen Sie zeitliche Reserven vor, anstatt die Planung bis zum Anschlag auszureizen!
So vermeiden Sie, dass bereits gut ausgelastete Mitarbeiter durch weitere Projekte zusätzlich beansprucht oder überbelastet werden – ein Zustand, der gar nicht oder nur kurzzeitig akzeptabel ist und sich durch die vorausschauende Ressourcenplanung mit entry:project verhindern lässt.