Was muss eine Agentursoftware bieten?

Agenturen stehen vor massiven Veränderungen und haben große Anstrengungen zu bewältigen: Digitalisierung, E-Commerce und die DSGVO sind nur einige Schlagworte dazu. Die Dynamik heutiger technologischer und geschäftlicher Veränderungen zeichnet sich auch in der Entwicklung von Anwendungen zur Unternehmenssoftware ab: Die Funktionen und die Leistungsfähigkeit steigen mit deren Fortschritt so sprunghaft wie die Anforderungen. Dabei hat sich Agentursoftware längst vom reinen Verwaltungstool zu einem Qualitäts-Sicherungs-Instrument und damit Wettbewerbsfaktor entwickelt. 

Wir stellen Ihnen sieben Merkmale vor, die Sie von einer modernen Agentursoftware erwarten sollen.

Abbildung der Agenturprozesse – Funktionale Anforderungen

Eine Agentursoftware sollte flexibel und umfassend die Prozesse der Agentur abbilden. Hierzu gehören 

  • die übersichtliche Verwaltung der Kontakte und Geschäftspartner
  • die Mitarbeiterverwaltung mit Aufgaben-, Termin- und Urlaubsplanung 
  • das Management von Projekten und Jobs vom Angebot bis zur Ausgangsrechnung und einem wirksamen Controlling
  • eine 360 Grad Kommunikation nach innen und nach außen – von unterschiedlichen Briefingvarianten bis zu Checklisten, von der E-Mail-Integration bis zu Geschäftsbriefen 
  • die lückenlose Dokumentation der Kosten in Form der Zeiterfassung und der Erfassung von Spesen und Fremdkosten
  • die Umsetzung und Einbeziehung behördlicher/fiskalischer Auflagen von rechtssicherer Dokumentenverwaltung bis zum Datenschutz 

Mit entry:project haben Sie alle Anwendungsbereiche, die für die Verwaltung eines Unternehmens benötigt werden. Dabei ist entry:project so konfigurierbar, dass vieles – einmal eingerichtet – im Hintergrund arbeitet.

Agentursoftware entry:project – Modul-Übersicht
Agentursoftware entry:project – Modul-Übersicht

Usability

Software muss einfach zu bedienen sein. Das ist ein Anspruch, der nicht immer von der gleichen Grundidee getragen wird. Manchmal wird er mit hübsch und bunt und viele Grafiken umgesetzt, manchmal verbirgt sich dahinter auch die Idee, mit vielen kleinen Features das Arbeitsleben und die Dateneingabe zu erleichtern. Dazu gehören 

  • Vorlagen die an unterschiedlichen Stellen eingesetzt werden können und die Dateneingabe erheblich erleichtern, 
  • Teilprozess-Funktionen die gewisse Automatismen übernehmen,
  • komplexe Duplizierungsmöglichkeiten, die für schnelle Bearbeitungen sorgen,
  • direkte Verknüpfungen von Datenebenen, die Informationen dort bereitstellen, wo sie benötigt werden,
  • Datenbündelung und -präsentation, die ohne langes Suchen die gewünschten Auskünfte bieten. 
Agentursoftware entry:project – Übersicht über die Vorgänge zu einem Job
Agentursoftware entry:project – Übersicht über die Vorgänge zu einem Job

Keine Insellösung

Software Systeme – auch wenn sie noch so viele Funktionen enthalten – bieten selten alle Funktionalitäten, die nötig sind, um ein Unternehmen komplett abzubilden. So sind Schnittstellen eine wesentliche Anforderung, damit einmal eingegebene Daten auch von anderen Systemen wie beispielsweise die Buchhaltung, genutzt werden können.

entry:project bietet zahlreiche Schnittstellen zu anderen Software-Welten sowie eine API.

Agentursoftware entry:project – Schnittstellen-Auswahl
Agentursoftware entry:project – Schnittstellen-Auswahl

Siehe auch den Beitrag „entry:project opens up to the world”

Nutzerabhängiger Aufbau

Nicht alle Mitarbeiter/innen arbeiten mit allen Modulen und benötigen den gesamten Funktionsumfang eines Systems. Schon aus Gründen der Datenschutz-Anforderung, aber auch, um die Komplexität für die einzelnen zu verringern, ist es deshalb von Vorteil, wenn Mitarbeitern die Zugriffe beschränkt werden können.

In entry:project können die Zugriffsrechte und -möglichkeiten sehr dezidiert eingerichtet werden, so dass die Nutzer genau die Funktionen und Module erhalten, die für die eigene Arbeit notwendig sind.

Agentursoftware entry:project – Zugriffe und Nutzergruppen
Agentursoftware entry:project – Zugriffe und Nutzergruppen

Nutzung von unterschiedlichen Standorten

Agenturen haben oftmals mehrere Standorte und auch immer mehr Mitarbeiter/innen möchten auf ihre Software auch von unterwegs zugreifen können. Sei es im Homeoffice oder während eines Geschäftstermins. Die wesentlichen Daten sollten zur Verfügung stehen, gleichzeitig jedoch aus Gründen der Datensicherheit nicht über synchronisierte Zusatzanwendungen einen Upload auf andere Endgeräte erfahren.

entry:project bietet zum einen ein Webinterface an, ist jedoch auch komplett über das Internet bedienbar. Hierzu kann der Server in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl stehen oder auch im eigenen Serverraum. 

Agentursoftware entry:project – Webinterface
Agentursoftware entry:project – Webinterface

Datensicherheit

Die Daten Ihrer Agentur sind essentiell für das Unternehmen. Der sichere und dauerhafte Zugriff muss entsprechend zu jeder Zeit gewährleistet sein und die Daten immer sicher verwahrt sein. Hierzu gehört ein Datensicherheitskonzept, wie es über den FileMaker Server bereitgestellt werden kann. Hierzu gehören Funktionen wie Startwiederherstellung bei einem Hard- oder Software-Crash, Überwachung der Servertätigkeiten, produktive Sicherheitswarnungen, Datenbankverschlüsselung, Verwaltung von SSL-Zertifikaten, zeitgesteuerte Datensicherung, automatische Wartung inkl. Live-Sicherung während des Betriebes und vieles andere mehr.

Vertrauen Sie Ihre Daten entry:project und der ausgefeilten Servertechnologie an.

Begleitung durch einen professionellen erfahrenen Anbieter

Nicht zuletzt ist die Auswahl und Implementierung einer Agentursoftware eine komplexe Aufgabe, die Fachwissen und Erfahrung und Kenntnis der agenturspezifischen Anforderungen und Zusammenhänge erfordert. 

waechter, partner unterstützt seit 25 Jahren Agenturen und andere Medien- und Projektbezogen arbeitende Dienstleistungsunternehmen in der Optimierung ihrer Prozesse. 

entry:project – immer (noch) besser!

Ähnliche Beiträge

Sie müssen angemeldet sein, um einen Kommentar abzugeben.
Menü

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen