Wenn sich das Jahr dem Ende neigt, widmen sich viele Unternehmer und Personalabteilungen der Jahresplanung für das darauffolgende Jahr. Spätestens dann fängt auch der alljährliche Druck- und Ablagemarathon an.
Denn dass es bei der Urlaubsplanung längst nicht so digital, effizient und papierlos zugeht, wie sich das die meisten wünschen würden, beweisen zahlreiche Beispiele aus dem Agentur- und Unternehmensalltag. entry:project zeigt Ihnen, dass es auch anders ablaufen kann: ohne handschriftliche Urlaubsanträge, Wühlen nach Mitarbeiterstammdaten und komplexe Excel-Tabellen nämlich, dafür mit wenigen Mausklicks und intelligenten Verknüpfungen.
Raus aus dem Aktenschrank …
Auch heute, im eigentlich digitalen Zeitalter, werden in vielen Unternehmen Urlaubsanträge noch klassisch auf Papier ausgefüllt und vom Vorgesetzten handschriftlich gegengezeichnet. Danach wandert selbiges Dokument in die Personalabteilung, in der der Antrag bearbeitet wird, bevor er seinen Weg in einen Ordner findet, der wiederum in einem Aktenschrank landet. Wie genau sich die Urlaubsplanung nun gestaltet und wo sie zu finden ist, weiß ab diesem Zeitpunkt meist nur die Person, die sie final bearbeitet hat.
Um diese Odyssee zu vermeiden und den Prozess deutlich zu erleichtern, führen Sie mit entry:project für Ihre gesamte Belegschaft eine gemeinsame Datenbank der zustehenden, genommenen und abgelehnten Urlaubsanträge. Diese gibt berechtigten Nutzern, etwa Geschäftsführung und Personalabteilung, den Gesamtüberblick: für die gesamte Belegschaft, aber eben auch für jeden Mitarbeiter individuell. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter jederzeit Einblick in das persönliche Urlaubskonto. Dass auch der Antrag digital gestellt, vorgelegt und geprüft wird, versteht sich von selbst.
… rein ins System
In der Praxis tragen alle Mitarbeiter über die Software ihren gewünschten Urlaub ein. Wenn sie möchten, können sie dabei auch einen Grund angeben, wie zum Beispiel „Einschulung“ oder „runder Geburtstag in der Familie“. Automatisch verschickt das System daraufhin per E-Mail einen Hinweis an die Zuständigen, etwa Geschäftsführung und Personalabteilung. Mit einem einfachen Mausklick kann der Antrag dann genehmigt oder abgelehnt werden.
Statt nun für den Jahresüberblick eine aufwendig gesteckte Pinnwand oder ein mühsam gepflegtes Excel-Sheet studieren zu müssen, erstellt Ihnen entry:project eine A3-Übersicht. Dort sehen Sie die bereits genehmigten und beantragten Urlaube aller Mitarbeiter, sortiert nach Teams oder Abteilungen. Mithilfe dieser erkennen Sie auf einen Blick, welche Anträge sich überschneiden und welche Zeiträume noch Kapazitäten bieten. Haben Sie im Vorfeld Schulferien, Feiertage, Pflichturlaubstage und Ähnliches in entry:project eingepflegt, werden auch diese Daten abgebildet, um Ihnen die Planung noch einfacher zu gestalten.