Viele Dienstleistungsbetriebe wachsen von der One- oder Two-Wo*man-Show in den ersten Jahren ganz kontinuierlich und problemlos auf zehn Mitarbeiter an. An dieser Stelle bleiben sie jedoch nicht selten stehen und müssen sich nach sieben, acht Jahren dem Wettbewerb geschlagen geben. Und das unabhängig davon, ob sie in der Kreativ-, IT- oder einer anderen Branche tätig sind. Dafür muss nicht einmal ein großer Kunde wegbrechen. Häufig scheitern sie an den eigenen Betriebskosten, die sie nicht länger erwirtschaften.
Aber warum ist das so? Und was machen Unternehmen, die dieses Schicksal nicht ereilt und stattdessen rentabel arbeiten, besser – oder einfach anders?
Dem Aufwand auf der Spur
Eine simple, aber wichtige Antwort: Sie erfassen die Zeit und damit die Leistung ihrer Mitarbeiter. Nicht umsonst hält sich der Spruch „Zeit ist Geld“ bis heute ganz beständig. Immer mehr Unternehmen besinnen sich – auch außerhalb von gesamtwirtschaftlichen Ausnahmesituationen wie der Corona-Pandemie – darauf, ihre Effizienz und Transparenz zu steigern, um am Markt bestehen zu können. Zwei unternehmerische Aspekte, die die realistische Kalkulation von Projekten und Teilaufgaben gleichermaßen bedingen wir voraussetzen.
Im Arbeitsalltag beruht die Kalkulation von Projekten allerdings häufig auf einem Bauchgefühl. Und spiegelt durch ihren „Pi mal Daumen“-Charakter die Realität nicht zwangsläufig wider. Die Dokumentation von tatsächlich erbrachten Leistungen hingegen gibt Ihnen genaue Zahlen, Daten und Fakten wieder, anhand derer Sie Ihre Aufwände sehr genau bestimmen und Projekte wirtschaftlich kalkulieren. Immer gesetzt den Fall natürlich, Sie nutzen die Leistungserfassung konsequent und zeitnah.
Von der Leistungserfassung zur Aufwandserfassung
Denn gerade im schnelllebigen Tagesgeschäft, in dem Sie von einem Briefing ins nächste springen, von einem Kunden „nur eben“ ein kurzes Zwischenfeedback am Telefon entgegennehmen und beim anderen „nur eben“ durchklingeln, um den Erhalt des Printmaterials zu bestätigen, ist die Übersicht, wie viel Zeit Sie nun für welches Projekt aufgebracht haben, keine Leichtigkeit.
Ein Tool, das die Leistung pro Kunde pro Aufgabe aufzeichnet, ist dabei im wahrsten Sinne des Wortes Gold wert. Daher unterstützt Sie entry:project mit dem Stundenzettel bei der kunden- und projektspezifischen Erfassung und erleichert Ihnen mit dem Controlling-Modul die lückenlose Dokumentation.
Arbeitszeit vs. Projektarbeit
Doch welche Leistung ist nun überhaupt erbrachte Arbeit, die Sie einem Projekt zuordnen und abrechnen können? Und was zählt dagegen als Arbeitszeit, die Sie als unternehmensintern und damit nicht kunden- oder projektspezifisch verzeichnen?
Um nachhaltig rentabel zu arbeiten, macht hier eine einfache Gleichung absolut Sinn: Arbeitszeit = Projektarbeit. Denn am Ende des Tages profitieren auch Ihre Kunden von internen Jobs und einer realistischen Aufwandserfassung Ihrerseits. Um dies für Aufgaben beispielsweise an der eigenen Website oder einer Werbekampagne zu gewährleisten, legen Sie für diese deshalb genau wie für Ihre Kunden Projekte mit Teilaufgaben an und erfassen die Leistung.
Unabhängig von internen Jobs bleiben bei der Erfassung jedoch häufig auch Aufgaben unberücksichtigt, die unmittelbar zur Projektarbeit gehören – allen voran die Beratung. Dieser nicht zu vernachlässigende Anteil wird in vielen Unternehmen als selbstverständliche Arbeitszeit in Kauf genommen. Und das obwohl sie ganz klar Teil eines Projektes ist und diesem somit klar zuzuordnen und definitiv zu verrechnen ist. Lassen Sie diese daher in Zukunft keinesfalls unter den Tisch fallen.
Besser kalkulieren, rentabel wirtschaften
Damit Ihnen die Aufwandserfassung nun also eine zuverlässige und stabile Basis für die rentable Kalkulation bieten kann, sollten Sie für alle Mitarbeiter ganz klare Spielregeln definieren, die ganz selbstverständlich in den Arbeitsalltag integriert werden: Unmittelbar mit jedem Jobwechsel, spätestens aber nach zwei Stunden wird die erbrachte Leistung erfasst. Das gilt für kurze Beratungs- und Briefing-Telefonate mit Kunden genauso wie für zeitintensivere Aufgaben, beispielweise von Grafikern oder Programmierern.
Durch zusätzliche Funktionen wie einen responsiven Webclient, der Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung direkt vor Ort ermöglicht, gewährleisten Sie zusätzlich die lückenlose Dokumentation der außerhalb von Firmenräumen erbrachten Leistungen. Das all-feierabendliche Ritual der groben zeitlichen Rekonstruktion des Arbeitstages ist damit passé, Aufwände werden transparent und klar ersichtlich.
Gerne geben wir Ihnen in einer persönlichen Video-Demo einen ersten Eindruck von entry:project.