Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Rechnungsstellung umweltbewussten Unternehmen schon lange ein Hindernis. Doch gerade mit Blick auf den effizienten Einsatz von Ressourcen hat diese das Potenzial zum absoluten Superstar. Dann nämlich, wenn die klassische Papierrechnung durch elektronische Rechnungsstellung abgelöst wird.
Umso besser, wenn das Ganze dank Unternehmenssoftware vollautomatisch abläuft.
Der zögerliche Schritt in die Zukunft
Während Mitarbeiter in der Buchhaltung früher noch einen erheblichen Anteil ihrer Arbeitszeit damit verbrachten Rechnungen zu drucken, einzeln in Umschläge zu verpacken und anschließend zu versenden, hat sich hier in den letzten Jahren viel getan. Statistiken allerdings zeigen, dass noch deutlich Luft nach oben ist: Laut einer Umfrage unter B2B-Unternehmen geben bisher nur rund 15 % der Befragten an, ausschließlich elektronische Rechnungen zu erstellen. Immerhin: 80 % versenden neben der Papierrechnung bereits auch elektronisch.
Dabei liegen die betriebswirtschaftlichen Vorteile der Umstellung auf der Hand: Zum einen sparen Sie Papier-, Druck- und Portokosten, zum anderen reduzieren Sie zeitraubende Tätigkeiten auf ein geringes Maß und setzen Ihre Mitarbeiter in Zukunft effizienter ein. Um Sie beim konsequenten Wechsel zu unterstützen, helfen Softwares wie entry:project, die Ihnen den elektronischen Rechnungsversand nicht nur erleichtern, sondern quasi abnehmen. Über ein Modul sind Erstellung und E-Mail-Versand dadurch nur einen einzigen Mausklick entfernt.
So funktioniert der elektronische Rechnungsversand
Bei der Einrichtung von entry:project definieren wir mit Ihnen einen Rechnungsstandard, den Ihre Kunden zukünftig von Ihnen erhalten. Im Kundenstammdatensatz hinterlegen Sie dann für jeden Ihrer Kunden eine E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen versendet werden sollen. Geben Sie bei einem Kunden mit mehreren Kostenstellen verschiedene Empfänger an, können Sie bei der Anlage eines neuen Projekts ganz spezifisch den entsprechenden Adressaten auswählen.
Ihre Aufgabe ist damit bereits so gut wie abgeschlossen: Klicken Sie nun in Ihrer vorgeschriebenen Rechnung auf den Button zum elektronischen Versand, erstellt das System im Hintergrund vollautomatisch die Rechnung als PDF und versendet diese samt Anschreiben an die vordefinierte Empfängeradresse. Über die Statusmeldung „Rechnung wurde versandt“ sowie das Mail-Symbol in der Rechnungsübersicht erhalten Sie Bestätigung, dass der Versand erfolgt ist.
Mit welchen Modulen und Funktionen Sie entry:project außerdem bei kaufmännischen und operativen Prozessen unterstützt, zeigen wir Ihnen gerne ganz individuell in einer Video-Demo.