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Standards in der Projektplanung: Warum Musterjobs so wertvoll für Ihr Unternehmen sind
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08.06.2020

Standards in der Projektplanung: Warum Musterjobs so wertvoll für Ihr Unternehmen sind

Gut 90 Prozent aller Prozesse in Unternehmen der Dienstleistungsbranche bestehen aus wiederkehrenden Aufgaben. Egal ob Kunde A oder B: Eine Website bleibt eine Website, eine Schrankwand eine Schrankwand und auch eine Steuererklärung erfordert grundsätzlich erst einmal die gleichen Arbeitsschritte. Und beinhaltet damit die gleichen internen Leistungen bei Ihnen.

Obwohl das Briefing für jedes neue Projekt natürlich immer kundenspezifische Anforderungen zu Gestaltung, Umfang, Format, Material oder Ähnlichem enthält, birgt ein Katalog mit zuvor erarbeiteten Musterjobs der häufigsten Prozesse und Anfragen eine immense Arbeitserleichterung und damit Potenzial Ihre Projektplanung deutlich effizienter zu gestalten.

Musterjobs richtig einsetzen

Erhalten Sie von einem Kunden beispielsweise den Auftrag, einen neuen 6-seitigen Folder zu entwickeln, können Sie auf einen vergleichbaren Musterjob als Grundlage zurückgreifen. Statt bei einer Kundenanfrage für einen Folder jedes Mal nach ähnlichen alten Jobs zu suchen, um Erfahrungswerte abzugleichen, oder gar bei Null anzufangen und jede Position mühsam einzeln anzulegen und zu bestimmen, nutzen Sie den passenden Musterjob. Dieser bildet alle Positionen und Leistungen, die Sie standardmäßig für die Erstellung eines Folders benötigen, ab und nennt Ihnen auch Ihre üblichen Aufwände in den einzelnen Disziplinen.

Ihr Vorteil: Im Handumdrehen kalkulieren Sie Angebote, planen Projekte und Aufgaben und vermeiden Wildwuchs in der Kalkulation.

Entscheiden Sie sich für einen Musterjob als Basis, legen Sie als Nächstes die Jobbezeichnung hinsichtlich des Projekts fest – und gehen dann mit Blick auf die Kundenwünsche die vorgesehenen Leistungsbeschreibungen und Aufwände durch: Reichen die im Musterjob veranschlagten Aufwände für die Texterstellung auch bei diesem Projekt aus? Wieviel zusätzliche Zeit sollten Sie in diesem Fall für die Grafik planen?

Gegebenenfalls ist diese Art von Auftrag bei einem Kunden aber auch so vertraut, dass Sie die im Musterjob veranschlagten Aufwände reduzieren werden. Denn an dieser Stelle lassen Sie Ihre Erfahrungen mit dem Kunden einfließen und berücksichtigen etwa, dass Korrekturschleifen bei vergangenen Aufträgen weniger oder mehr Zeit in Anspruch nahmen.

Vom Briefing bis zur Abrechnung

Die Zeit und der Aufwand, die Sie durch die Musterjobs sparen, ziehen sich dabei durch die gesamte Projektplanung:

  • Beim Anlegen eines neuen Jobs sind neben den Leistungen und Positionen vor allem durchschnittliche Aufwände und auch Muster-Beschreibungstexte vorgesehen. Diese gilt es dann entlang des Kundenbriefings zu modifizieren. Die Grunderarbeitung Ihrer Kalkulationen ersparen Sie sie sich damit – und so reichlich Ressourcen.
  • Mit Blick auf den Auftrag sind Angebotserstellung und -prüfung schnell bewältigt: Sieht das Briefing keine größeren Besonderheiten vor, genügt ein aufmerksamer Blick. Enthält das Briefing dagegen umfangreichere Spezifika, wissen Sie genau, worauf Sie besonders achten müssen. Da die Musterjobs generisch angelegt werden, greift das System in der Angebotserstellung zudem automatisch auf spezifische Rabatte zurück, die Sie in den jeweiligen Kundenstammdaten hinterlegt haben.
  • Durch das in den Musterjobs bereits vorgesehene Gerüst der notwendigen Leistungen geben Sie Aufgaben innerhalb von wenigen Minuten nach dem Briefing an Ihr Team weiter – ohne Einbußen in der Planung, Organisation oder Dokumentation.

Schritt für Schritt effizienter

Doch nicht nur Mitarbeiter, die bereits mit Ihren Prozessen vertraut sind, spüren die Erleichterung. Auch die Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitern verkürzt sich durch die Musterjobs erheblich: Der Musterjobkatalog gibt Ihnen schnell einen Überblick, welche Positionen bei welchen Projekten relevant sind und wie der Projektrahmen aussieht. Ein weiterer Vorteil, der Ihre Planung optimiert und Ihnen eine wichtige Chance gibt, effizienter und rentabler zu arbeiten.

Als Basis enthält entry:project auf Wunsch den Musterjobkatalog der Agenturgruppe HOCHZWEI. Durch diesen Fundus erleichtern Sie sich nicht nur die Integration des Moduls in Ihre täglichen Arbeitsabläufe, sondern nutzen auch die langjährige Erfahrung des Unternehmens im Projektmanagement. Bei der Anlage weiterer Musterjobs und der Optimierung Ihrer Prozesse begleiten wir Sie gerne.