(K)eine Frage der Zeit?
Leider ist das Bild der Insellösungen in Unternehmen kein seltenes. Das Problem: Genau wie die Inseln vor unseren Küsten sind diese in der Regel vollkommen losgelöst und isoliert voneinander. In der Praxis heißt das also: Die verschiedenen Softwares greifen nicht ineinander, legen Daten an verschiedenen Orten ab, arbeiten mit unterschiedlichen Messgrößen, Bezeichnungen etc. Und: Daten sind mehrfach zu pflegen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Kunde ruft an und fragt ein Angebot für einen Sondernewsletter an. Eigentlich keine große Sache. Außerdem erinnern Sie sich, dass Sie für den gleichen Kunden vor einiger Zeit schon mal einen ähnlichen Auftrag erledigt haben. Aber in welchem Jahr war das noch gleich? Welche Erfahrungen hatten Sie mit dem Kunden gemacht: Lief die Abstimmung eher schleppend oder reibungslos? Und welchen Umfang hatten der fertige Newsletter und der gesamte Job am Ende? Nun geht also die große Suche in verschiedenen Ordnern und Softwares los. Ganz zu schweigen die Kalkulation der Aufwände und Stundensätze inklusive aller notwendigen Teilaufgaben.
Verzahnung statt Insellösungen
Das Fatale an Insellösungen ist nicht nur, dass durch sie das Dokumenten- und Programmmanagement einer spärlich erschlossenen Karte punktuell verteilter Landmassen gleicht, deren Koordinaten sich zudem ständig zu verändern scheinen. Mit all dem ist auch ein enormer Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Jede Software hat ihren Preis, verschiedene Vorlagen sind im Umlauf, Fehler schleichen sich ein; weil zum Beispiel auf Grundlage veralteter, falsch übertragener Daten oder etwa fehlender Daten gearbeitet wird.
Um dies zu vermeiden, verzahnt entry:project verschiedene Funktionen so, dass Informationen und Dokumente zentral abrufbar sind. Im Beispiel des Sondernewsletters nutzen Sie direkt im Anschluss an die Kundenanfrage den passenden Musterjob: Darin sind alle projektspezifischen Aufwände und Stundensätze – von der Projektleitung über Text und Grafik bis zur technischen und redaktionellen Umsetzung – als Standardwerte hinterlegt. Angebot und Rechnung werden inkl. vorgefertigter Texte zum Leistungsumfang mit einem Klick erstellt, per E-Mail an den gespeicherten Ansprechpartner auf Kundenseite versandt und in der Dokumentenverwaltung abgelegt.
Individuell angepasst
Wie in einem Baukasten können Sie einzelne Posten im Job natürlich auf individuelle Wünsche des Kunden und Ihre Erfahrungen aus vergangenen Jobs anpassen. Den Text liefert der Kunde schon fertig? Dann entfernen Sie einfach die Leistung „Text“ und individualisieren den Angebotstext entsprechend. Sie müssen davon ausgehen, dass bis zur Freigabe mehrere Abstimmungsschleifen auf Sie zukommen? Dann korrigieren Sie die Planzahlen einfach nach oben. Die Aufwände im Angebot und in der Rechnung passen sich entsprechend automatisch an. Damit Sie dabei nicht wieder die benötigten Infos über Ihren Kunden suchen oder im Kopf haben müssen, hinterlegen Sie diese einmalig in der Kundendatenbank von entry:project, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff hat. Wie das „ausgelagerte Gehirn“ Sie außerdem unterstützt, lesen Sie hier.
Auf diese Weise haben Ihre Kunden Angebote schon wenige Minuten nach der Anfrage im Postfach. Während Sie und Ihre Mitarbeiter sich schon der konkreten Umsetzung weiterer Aufgaben widmen.
Eine kurze Aussicht
Praktische Nebeneffekte der vielen Synergien in entry:project sind darüber hinaus:
- Mit der Rechnungserstellung wird in Echtzeit Ihre Unternehmensauswertung angepasst.
- Bei der Jobanlage können Sie den Job direkt bestimmten Mitarbeitern zuweisen und über Querverlinkungen deren individuelle Planung, Kapazitäten, Arbeitszeiten, Stundensätze etc. einsehen und koordinieren.
- Über ein eigenes Briefing-Feld werden alle beteiligten Mitarbeiter zudem mit den nötigen Eckdaten versorgt.
- In bereits laufenden Jobs verrät Ihnen ein Klick, welcher Mitarbeiter diesen wann eingeplant hat.